展示会ではある程度探すものが決まっていたりするので同じようなものを大量に見過ぎて、あとで資料をまとめるときに困ることがあります。例えばキッチン用品の展示会であれば、いろんなメーカーのフライパンを何種類も見たとか、IT関係の展示会であればマウスを何種類も見て、目星をつけたものがどれかわからなくなるのです。
展示会ではいろいろな会社がブースを構えて、いろいろなものを展示しています。良さそうなフライパンを見つけると、見て、手に取って、説明員に仕様や価格を尋ねます。そして記録します。
・カタログをもらう。
・サンプルを写真に撮る。
・説明をメモする。
・担当者の名刺をもらう。
現地ではわかったつもりになっていても、帰国後にカタログ、写真、メモ、名刺を見ても、それぞれが結びつかないのです。メモに「赤色のフライパンをロット500個で発注を検討する。」などと書いてあっても、どの商品かわからなくなったり、メモに書いた会社名で名刺を見返しても該当する会社名が無かったりするのです。
中国では会社名が英語と中国語の両方書いていることがありますが、それぞれが結びつかないことが多いです。また、ブースに表示してある会社名と名刺の会社名が違っていたり、カタログの会社名が違っていたりします。
また、中国の会社名は住所と会社名を続けて表記しているので、注意が必要です。
上海英美椎有限公司などと住所の上海が入っていたりします。英語の会社名にもShanghai ABC Campanyなどと住所が入っています。
上海はまだわかりますが、見慣れない住所だとわからなくなることがあります。Guangzhou～という社名だと、広州～なのですが、Guangzhouとメモに書いて、あとで見るとGuangzhou～と名の付く会社がたくさんあったりします。
そこで私の場合は、次のようにしています。
・デジカメで写真を撮るときは、ブースに表示している会社名や名刺・カタログの会社名を1枚目に撮影してから、サンプルを撮影する。つまり会社ごとに会社名のタイトルを入れて区切りを作ります。
・メモには会社名を記入します。後で混乱しないように、写真で撮った会社名や名刺やカタログの社名を正確に記入する必要があります。
・価格やロットを聞いた時は、カタログのその商品のところに直接書いておきます。写真がないと何の見積もりなのかわかりません。カタログに載っていない場合は、メモに絵で商品の特徴などを描き後で写真を見てわかるようにします。。
・説明してもらった担当者の名刺をもらって、カタログにステープラーというかホッチキスで止めます。カタログにあらかじめ名刺をホッチキスで止めている場合もあるので、その場で話をした担当者の名刺はわかるように印をつけておきます。
展示会用には、デザインフィルのコンパクトホッチキスが便利です。無印良品でもよく似たホッチキスを販売しています。私はこちらを使っていますがOEMでしょうか。ブースにもホッチキスは置いてありますが、展示会場では忙しいので、自分で持っていたほうが早いです。